Politique de confidentialité

1. L'essentiel en bref

2. Qui sommes-nous et qui joindre

NexoBit Solution est le nom sous lequel Nicolas Brazeau exploite son entreprise individuelle, une agence de développement Web et de solutions d'IA située à Gatineau (Québec). Dans cette politique, « NexoBit », « nous » et « notre » désignent cette entreprise.

La loi confie la protection des renseignements personnels à la personne ayant la plus haute autorité dans l'entreprise. Chez NexoBit, c'est le propriétaire qui exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Écrivez-lui pour toute question, demande ou plainte liée à vos renseignements.

Pour vos demandes liées à vos renseignements personnels, précisez « Confidentialité » dans l'objet du courriel. Vous pouvez aussi nous joindre au (819) 918-3654.

3. À qui s'applique cette politique

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne et qui permet de l'identifier, comme son nom, son adresse courriel ou le contenu d'un message qu'elle a écrit.

Cette politique s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons :

• sur notre site nexobit.ca, par exemple par le formulaire de contact ou l'assistant automatisé ;
• dans notre portail client : compte, questionnaire de projet, clavardage avec l'équipe, factures ;
• quand vous nous écrivez ou nous téléphonez.

Nos services s'adressent aux entreprises et aux adultes. Ils ne visent pas les enfants : si vous avez moins de 14 ans, n'utilisez pas nos formulaires ni l'assistant.

Cette politique ne s'applique pas aux sites que nous réalisons ou hébergeons pour nos clients (voir la section 18).

4. Comment nous recueillons vos renseignements

Directement auprès de vous

• le formulaire de contact ;
• la création de votre compte client et votre profil ;
• le questionnaire de projet ;
• le clavardage avec l'équipe, les pièces jointes et les demandes de modification dans le portail ;
• les questions posées à notre assistant automatisé ;
• vos courriels et vos appels.

Automatiquement, par notre serveur

Comme tout site Web, notre serveur note dans ses journaux l'adresse IP de l'appareil qui le contacte, la date et l'heure, la page ou la fonction demandée, le type de navigateur et la page de provenance.

Par des témoins de connexion

Seulement si vous vous connectez au portail, et seulement ceux qui sont strictement nécessaires (voir la section 12).

Aucun tiers sur notre site

Aucune autre entreprise ne recueille de renseignements pour nous sur notre site : pas de pixel publicitaire, pas d'outil d'analytique, pas de police de caractères ni de script chargé à partir d'un autre site. Tout est servi par nexobit.ca.

5. Renseignements recueillis et fins

Nous utilisons vos renseignements seulement aux fins indiquées ci-dessous. Pour toute autre fin, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas que la loi permet.

Nous ne vous demandons aucun renseignement sensible, comme des renseignements de santé, des renseignements financiers personnels ou un numéro d'assurance sociale. Évitez d'en inscrire dans les champs libres, les messages ou les pièces jointes.

Nous ne vous envoyons aucun message promotionnel sans votre consentement.

6. Ce qui est obligatoire ou facultatif

• Les champs marqués d'un astérisque (*) sont nécessaires pour vous répondre ou pour créer votre compte. Sans eux, nous ne pouvons pas traiter votre demande.
• Les champs facultatifs peuvent rester vides : cela ne change rien à notre réponse.
• Vous pouvez consulter notre site sans compte et sans nous donner de renseignements. Vous pouvez aussi nous joindre par téléphone plutôt que par le formulaire.
• Les témoins de connexion sont nécessaires pour utiliser le portail. Si votre navigateur les bloque, vous ne pourrez pas vous connecter, mais le reste du site fonctionnera.
• Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (voir la section 15). Nous ne pourrons alors plus poursuivre le projet ou le service visé, et nous garderons seulement ce que la loi nous oblige à conserver, comme les factures.

7. Notre assistant automatisé

Notre site peut afficher un assistant de clavardage, en bas à droite de l'écran. Voici ce qu'il faut savoir.

• Ce n'est pas une personne. C'est un agent conversationnel automatisé, alimenté par l'IA. Il répond aux questions générales sur nos services, nos prix publiés et nos délais.
• Il peut se tromper. Confirmez avec nous toute information importante, comme un prix ou un délai, avant de prendre une décision. Il ne prend aucune décision à votre sujet.
• Ce qu'il traite : le texte de vos questions (500 caractères au plus), ses réponses, un identifiant de conversation choisi au hasard et la langue de la page. Votre adresse IP sert seulement à limiter le nombre de questions, pendant une heure au plus ; elle n'est pas liée au contenu de la conversation.
• Où : le modèle d'IA fonctionne sur notre serveur, au Québec. Vos questions ne sont envoyées à aucune entreprise d'IA ni à aucun autre tiers.
• Combien de temps : la conversation est gardée en mémoire seulement, pour que l'assistant suive le fil. Elle est effacée après 30 minutes d'inactivité (un nettoyage automatique passe toutes les 5 minutes, donc au plus tard environ 35 minutes après votre dernier message), dès que vous cliquez sur « Nouvelle conversation » ou au redémarrage du serveur. Elle n'est jamais enregistrée dans une base de données ni dans nos journaux.
• Dans votre navigateur : l'affichage de la conversation est gardé dans l'onglet ouvert et s'efface quand vous le fermez.
• Qui la voit : personne chez NexoBit. Nous n'avons aucun outil pour consulter les conversations.
• Aucun entraînement : nous n'utilisons jamais vos conversations pour entraîner ou améliorer un modèle d'IA.
• Notre conseil : n'y inscrivez aucun renseignement personnel ou sensible (nom, coordonnées, santé, finances, mot de passe), ni de renseignement sur une autre personne. Pour une soumission, utilisez plutôt le formulaire de contact.
• Vos droits : comme la conversation n'est pas conservée, il n'y a plus rien à consulter ni à supprimer une fois ce délai passé. Pour l'effacer tout de suite, cliquez sur « Nouvelle conversation ».

8. Votre compte client et le portail

Le portail client vous permet de suivre vos projets et vos sites. Votre compte contient votre profil, les sites qui vous sont assignés et leur état (en ligne, certificat de sécurité, espace utilisé), vos demandes de projet et leurs étapes, vos échanges avec l'équipe, vos pièces jointes, vos factures et vos notifications.

• Vérification du courriel : après l'inscription, nous vous envoyons un lien pour confirmer votre adresse. Un compte jamais confirmé est supprimé après 30 jours.
• Résumé hebdomadaire : pour tout nouveau compte, il est désactivé par défaut. Vous pouvez l'activer ou le désactiver en tout temps dans votre profil. Chaque résumé contient aussi un lien pour vous désabonner en un clic.
• Notifications : le portail et nos courriels vous avisent des nouveautés liées à vos projets, par exemple un nouveau message, une étape ou une facture.
• Soumissions : vous consultez dans « Mes demandes » la soumission que nous vous envoyons (version imprimable et PDF), puis vous l'acceptez, la refusez ou demandez des changements. Pour accepter, vous cochez « J'ai lu et j'accepte la soumission », vous tapez votre nom et vous indiquez si vous agissez au nom de votre entreprise. Nous conservons la preuve de votre acceptation : version et empreinte du document, date et heure, compte, nom tapé et adresse IP. L'adresse IP n'est recueillie qu'à ce moment, et seulement pour cette preuve. Les factures prévues à l'échéancier sont ensuite créées automatiquement.
• Télécharger mes données : dans votre profil (carte « Vos données et votre compte »), ce bouton vous remet un fichier JSON, un format structuré et couramment utilisé. Il contient votre profil, vos demandes de projet (réponses au questionnaire, étapes, historique), vos soumissions et la preuve de vos réponses, vos messages, vos notifications, vos sites, ainsi que la liste de vos pièces jointes et de vos factures. Les fichiers eux-mêmes (pièces jointes, factures PDF) se téléchargent un à un dans le portail. Vous pouvez conserver ces données ou les transmettre à un autre fournisseur.
• Demander la suppression de mon compte : dans votre profil, ce bouton transmet votre demande à notre équipe et vous recevez un accusé de réception par courriel. L'équipe la traite dans les 30 jours. Tout votre compte est alors supprimé, sauf vos factures et la soumission acceptée qui en est le contrat : les lois fiscales nous obligent à les conserver 6 ans après la fin de l'année de leur émission ou de leur paiement, avec le nom et le courriel inscrits à ce moment (voir la section 11).

9. Qui a accès à vos renseignements

• Vous voyez vos propres renseignements dans votre compte. Les autres clients n'y ont jamais accès.
• Les membres de l'équipe NexoBit qui ont un accès administrateur au portail y ont accès, seulement dans la mesure nécessaire à leurs tâches : répondre aux demandes, réaliser les projets, facturer et offrir le soutien technique. Ils sont tenus à la confidentialité.
• Le responsable de la protection des renseignements personnels y a accès pour traiter vos demandes et vos plaintes.
• Notre logiciel interne de facturation et de suivi client. Le portail lui transmet automatiquement une copie de chaque nouvelle facture (numéro, montants, taxes, dates, description) avec votre nom, votre adresse courriel et, si vous nous les avez donnés, le nom de votre entreprise et votre NEQ. NexoBit exploite ce logiciel sur son propre réseau, au Québec : ce n'est pas un fournisseur externe, et seule l'équipe de NexoBit y a accès. Les factures qu'il contient sont conservées selon les mêmes durées que dans le portail (section 11).

10. Fournisseurs et communication hors du Québec

Nous faisons appel à deux fournisseurs, situés à l'extérieur du Québec :

Le contenu de nos courriels peut donc être communiqué et conservé à l'extérieur du Québec, où d'autres lois s'appliquent. Avant de confier des renseignements à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et nous encadrons la relation par une entente écrite. Nos fournisseurs ne peuvent utiliser vos renseignements que pour nous fournir leur service.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements sans votre consentement dans les seuls cas que la loi prévoit, par exemple à une autorité fiscale lors d'une vérification ou pour répondre à l'ordonnance d'un tribunal.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements, et nous ne les communiquons à aucun annonceur.

11. Durées de conservation

Nous gardons vos renseignements seulement le temps nécessaire. Ensuite, nous les supprimons de façon définitive.

Les copies de nos échanges dans notre messagerie suivent les mêmes durées. La suppression se fait automatiquement à la fin de chaque durée.

12. Témoins de connexion et stockage local

Témoins de connexion (cookies)

Si vous ne vous connectez pas au portail, notre site ne dépose aucun témoin. Quand vous vous connectez, nous utilisons deux témoins de session. Un troisième s'ajoute seulement si vous cochez la case « Rester connecté 30 jours sur cet appareil ». Cette case est décochée par défaut.

Ces témoins sont strictement nécessaires : ils servent seulement à vous connecter au portail, à votre demande. Ils ne demandent donc pas votre consentement, mais nous vous en informons ici. Ils sont envoyés seulement à notre serveur, seulement par une connexion chiffrée, et aucun script ne peut les lire. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire, analytique ou de suivi, et aucun témoin d'un autre site.

De notre côté, chaque session ouverte laisse une ligne dans un registre des sessions. Cette ligne contient un numéro de session, le numéro du jeton en cours et, si vous avez coché « Rester connecté », l'empreinte du témoin device_id, jamais sa valeur. Elle contient aussi les dates de création, de dernier usage et d'expiration. Le registre sert à remplacer le jeton de renouvellement à chaque usage : si un ancien jeton revient, c'est qu'il a été copié, et nous fermons alors toutes vos sessions. La ligne est effacée à la fin de la session, au plus tard 30 jours après le dernier usage (voir la section 11).

Pour reconnaître votre appareil, nous n'utilisons pas votre adresse IP et nous ne la conservons pas. N'utilisez pas l'option « Rester connecté » sur un ordinateur partagé ou public. La déconnexion efface ces témoins de l'appareil utilisé et ferme votre session sur tous vos appareils. Un changement de mot de passe ferme aussi les sessions ouvertes sur vos autres appareils, y compris celles mémorisées pour 30 jours.

Stockage local dans votre navigateur

Pour retenir vos préférences, le site garde aussi quelques petites données dans votre navigateur. Elles restent sur votre appareil et ne nous sont pas transmises, sauf le questionnaire quand vous l'envoyez et vos questions à l'assistant quand vous les posez.

Vous pouvez effacer ces données en tout temps dans les réglages de votre navigateur. Sur un ordinateur partagé, déconnectez-vous du portail et fermez le navigateur après usage.

13. Aucun suivi, aucun profilage

• Nous n'utilisons aucune technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil : pas d'outil d'analytique, pas de mesure d'audience, pas de pixel publicitaire, pas de géolocalisation. Nos journaux servent seulement à la sécurité et au bon fonctionnement du site.
• Vos paramètres de confidentialité sont réglés au niveau le plus protecteur par défaut. Par exemple, pour tout nouveau compte, le résumé hebdomadaire par courriel reste désactivé tant que vous ne l'activez pas.
• Aucune décision à votre sujet n'est prise uniquement par un système automatisé : chaque soumission, acceptation ou refus de projet est décidé par une personne de notre équipe.

14. Comment nous protégeons vos renseignements

• Toutes les connexions au site et au portail sont chiffrées (HTTPS).
• Les mots de passe sont conservés sous une forme hachée : personne, même chez NexoBit, ne peut les lire.
• Chaque client voit seulement ses propres données. Les pièces jointes et les factures sont accessibles seulement au client concerné et à notre équipe.
• Le nombre de tentatives de connexion et de messages est limité, pour contrer les abus.
• Le site, la base de données, les fichiers, le modèle d'IA et notre logiciel interne de facturation sont hébergés au Québec, sur des serveurs administrés par NexoBit.

Aucune mesure n'est parfaite. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous vous aviserons, ainsi que la Commission d'accès à l'information, avec diligence.

15. Vos droits et comment les exercer

Vos droits

• Accès : savoir si nous détenons des renseignements sur vous et en obtenir une copie.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque. Vous pouvez modifier vous-même votre nom, votre courriel et votre téléphone dans votre profil.
• Portabilité : recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un organisme autorisé par la loi. Dans le portail, utilisez « Télécharger mes données ».
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales.
• Suppression : faire supprimer un renseignement dont la conservation n'est plus nécessaire ou n'est pas permise par la loi. Dans le portail, utilisez « Demander la suppression de mon compte ».
• Cessation de diffusion et désindexation : nous demander de cesser de diffuser un renseignement vous concernant, ou de désindexer un lien rattaché à votre nom, dans les conditions prévues par la loi.
• Information : sur demande, savoir quels renseignements nous avons recueillis auprès de vous, quelles catégories de personnes y ont accès chez nous et combien de temps nous les gardons.

Comment faire une demande

1. Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels, à admin@nexobit.ca ou à l'adresse postale indiquée à la section 2. Si vous avez un compte, les boutons du portail sont le moyen le plus rapide.
2. Pour protéger vos renseignements, nous vérifions votre identité avant d'y répondre. Nous vous demandons seulement ce qui est nécessaire, par exemple d'écrire à partir de l'adresse courriel de votre compte.
3. Si votre demande manque de précision, nous vous aidons à la préciser. Si vous avez un handicap, nous prenons sur demande des mesures d'accommodement raisonnables.
4. Nous vous répondons par écrit, dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. C'est gratuit.
5. Si nous refusons votre demande, en tout ou en partie, nous vous expliquons pourquoi, nous indiquons la disposition de la loi qui le justifie et nous vous informons de vos recours.

Si nous refusons votre demande d'accès ou de rectification, ou si nous ne répondons pas dans les 30 jours, vous pouvez demander à la Commission d'accès à l'information d'examiner la mésentente, dans les 30 jours suivant le refus ou la fin du délai de réponse.

16. Porter plainte

1. Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels, à admin@nexobit.ca, en décrivant la situation.
2. Nous accusons réception de votre plainte, nous l'examinons et nous vous répondons par écrit dans les 30 jours.
3. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec. Vous pouvez aussi le faire en tout temps, sans passer par nous.

17. Notre encadrement interne

Nous avons adopté une politique interne de gouvernance des renseignements personnels, approuvée par notre responsable de la protection des renseignements personnels. En voici l'essentiel.

• Rôles : le responsable veille au respect de la loi, approuve nos pratiques, traite les demandes et les plaintes, et est consulté dès le début de tout projet qui touche des renseignements personnels. Chaque membre de l'équipe accède seulement aux renseignements nécessaires à ses tâches et s'engage à en protéger la confidentialité.
• Formation : les membres de l'équipe sont formés à la protection des renseignements personnels à leur arrivée, puis de façon régulière.
• Conservation et destruction : nous appliquons les durées de la section 11. La suppression est automatique et définitive.
• Plaintes : chaque plainte est consignée, examinée et reçoit une réponse écrite dans les 30 jours (voir la section 16).
• Incidents : nous suivons une procédure écrite pour réagir à tout incident de confidentialité. Nous les inscrivons tous dans un registre, conservé au moins 5 ans.
• Nouveaux projets et fournisseurs : nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée avant de mettre en place un nouveau système ou de confier des renseignements à un fournisseur situé hors du Québec, et nous lions nos fournisseurs par une entente écrite.
• Révision : nous révisons ces pratiques régulièrement, et chaque fois qu'elles changent.

18. Les sites de nos clients

Quand nous réalisons, hébergeons ou entretenons le site d'un client, nous traitons les renseignements des visiteurs de ce site pour le compte de ce client, selon ses instructions et en vertu d'un contrat écrit. Le client demeure responsable de ces renseignements. Pour exercer vos droits, adressez-vous à lui et consultez sa politique de confidentialité. Si vous nous écrivez à ce sujet, nous transmettrons votre demande au client.

19. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, par exemple si nos pratiques ou la loi changent. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page. Chaque modification fait l'objet d'un avis publié sur cette page. Si la modification est importante, nous publions aussi un avis sur notre site et nous en informons par courriel les personnes qui ont un compte client, avant qu'elle prenne effet.

Historique des versions

• Version 1, en vigueur le 4 octobre 2026 : première publication.
• Version 1.1, 4 octobre 2026 : option “Rester connecté 30 jours”.
• Version 1.2, 4 octobre 2026 : soumissions en ligne (renseignements recueillis à l'acceptation, dont l'adresse IP, et leur durée de conservation, sections 5, 8 et 11) ; mention du logiciel interne de facturation (sections 9 et 14).